ORB — Slimme koppeling tussen Microsoft Outlook en TOPdesk reserveringen

Over het project

ORB is een slimme integratie die vergaderruimte-reserveringen automatisch synchroniseert tussen Microsoft 365 (Outlook/Exchange) en TOPdesk. Het doel van ORB was om een veelvoorkomend probleem binnen organisaties op te lossen: medewerkers reserveren ruimtes in hun agenda, terwijl facilitaire teams werken vanuit TOPdesk. Hierdoor ontstaan vaak dubbele administraties, handmatige controles en verschillen tussen systemen.

Met ORB brengen we deze twee werelden samen. Medewerkers blijven werken zoals ze gewend zijn: ze plannen eenvoudig een afspraak in hun eigen Outlook-agenda. Achter de schermen zorgt ORB ervoor dat de reservering automatisch wordt verwerkt in TOPdesk, inclusief informatie zoals ruimte, organisator, deelnemers, bezoekers, diensten en gereserveerde middelen.

Andersom worden wijzigingen vanuit TOPdesk automatisch teruggekoppeld naar Outlook. Hierdoor ontstaat één betrouwbare reserveringsstroom zonder extra portals, dubbele invoer of nieuwe werkwijzen voor gebruikers.

De uitdaging

De uitdaging bij ORB lag niet alleen in het koppelen van twee systemen, maar vooral in het betrouwbaar laten samenwerken van twee verschillende werelden.

Een agenda-afspraak in Outlook en een reservering in TOPdesk bevatten vergelijkbare informatie, maar werken op verschillende manieren. Een eenvoudige wijziging zoals een tijdstip, ruimte of deelnemer kan meerdere gevolgen hebben in beide systemen.

Daarnaast moest de oplossing geschikt zijn voor grote organisaties waar dagelijks veel reserveringen worden gemaakt en gewijzigd. Hierbij waren betrouwbaarheid, veiligheid en foutloze synchronisatie essentieel.

Een belangrijk uitgangspunt was dat gebruikers geen verandering in hun dagelijkse werk mochten ervaren. De oplossing moest onzichtbaar op de achtergrond werken en tegelijkertijd beheerders volledige controle geven.

De oplossing

We hebben ORB ontwikkeld als een intelligente synchronisatielaag tussen Microsoft 365 en TOPdesk.

Automatische reserveringssynchronisatie

Met ORB worden reserveringen volledig automatisch tussen beide systemen uitgewisseld.

Wanneer een medewerker een vergaderruimte boekt via Outlook, wordt deze reservering automatisch aangemaakt in TOPdesk. Wijzigingen zoals tijd, onderwerp, deelnemers of ruimte worden direct verwerkt.

Ook wijzigingen vanuit TOPdesk worden teruggebracht naar de agenda van de organisator. Hierdoor blijven beide systemen altijd gelijk zonder handmatige acties.

Ondersteuning voor complexe reserveringen

Een belangrijk onderdeel van ORB is het correct omgaan met situaties die in de praktijk vaak problemen veroorzaken.

Denk hierbij aan:

• terugkerende vergaderingen;
• wijzigingen binnen een serie afspraken;
• het wisselen van vergaderruimtes;
• deelnemers en externe bezoekers;
• aanvullende diensten zoals catering of audiovisuele middelen;
• reserveerbare objecten zoals apparatuur of voertuigen.

Door deze processen automatisch af te handelen wordt veel administratief werk weggenomen bij medewerkers en facilitaire teams.

Outlook-integratie

Naast de automatische synchronisatie hebben we een Outlook-uitbreiding ontwikkeld waarmee gebruikers direct vanuit hun agenda extra reserveringsmogelijkheden krijgen.

Gebruikers kunnen vanuit hun afspraak bijvoorbeeld aanvullende diensten of objecten toevoegen, zonder naar een apart systeem te hoeven navigeren.

Hierdoor blijft de volledige reserveringservaring binnen de vertrouwde werkomgeving van Microsoft Outlook.

Beheer en inzicht

Voor beheerders hebben we een overzichtelijk dashboard ontwikkeld waarin alle synchronisaties gevolgd kunnen worden.

Beheerders krijgen inzicht in:

• geslaagde en mislukte synchronisaties;
• wijzigingen tussen systemen;
• foutmeldingen;
• actieve instellingen;
• onderdelen die wel of niet gesynchroniseerd worden.

Daarnaast bevat ORB een installatie- en beheeromgeving waarmee organisaties eenvoudig hun koppeling kunnen configureren en onderhouden.

RoomBoard — live reserveringsoverzicht

Als uitbreiding op ORB hebben we RoomBoard ontwikkeld: een modern scherm voor bijvoorbeeld recepties, entrees of vergaderruimtes.

Hierop worden actuele reserveringen van de dag weergegeven met informatie zoals tijd, ruimte, contactpersoon en onderwerp. Het scherm ververst automatisch en geeft direct inzicht in de beschikbaarheid van ruimtes.

Veiligheid en betrouwbaarheid

Omdat ORB wordt gebruikt binnen zakelijke omgevingen, hebben we veiligheid vanaf het begin meegenomen in de architectuur.

De oplossing is ontworpen met aandacht voor:

• veilige communicatie tussen systemen;
• gescheiden klantomgevingen;
• bescherming van reserveringsgegevens;
• gecontroleerde toegang voor beheerders;
• betrouwbare verwerking van wijzigingen.

Daarnaast is veel aandacht besteed aan situaties waarin systemen tijdelijk niet beschikbaar zijn. ORB is ontworpen om fouten gecontroleerd af te handelen en voorkomt dubbele reserveringen of ongewenste synchronisaties.

Onze rol

Binnen dit project hebben we de volledige integratie ontwikkeld: van de architectuur en synchronisatielogica tot de beheeromgeving en gebruikerservaring.

We hebben een oplossing gebouwd die niet alleen technisch systemen met elkaar verbindt, maar vooral zorgt voor een betere gebruikerservaring en minder administratieve belasting binnen organisaties.

Resultaat

Het resultaat is een krachtige integratie waarmee organisaties hun bestaande Microsoft 365- en TOPdesk-omgeving optimaal kunnen laten samenwerken.

Medewerkers kunnen blijven werken vanuit Outlook, terwijl facilitaire teams beschikken over actuele en betrouwbare reserveringsinformatie in TOPdesk.

ORB maakt reserveringen eenvoudiger, vermindert handmatig werk en zorgt ervoor dat organisaties efficiënter kunnen werken met de systemen die ze al gebruiken.